ただ単に、営業中にパソコンや携帯電話の充電やWi-Fiの利用を目的として飲食店を利用しただけでは、その飲食代が直ちに必要経費として認められるわけではありません。

飲食店は本来、飲食の提供を目的とする施設であり、飲食代には私的な生活費としての性質もあるため、業務との関連性を説明できない場合には、必要経費として認められない可能性があります。

一方で、外出先で業務を継続するために充電や、通信環境の確保が業務上必要であり、そのために飲食店を利用したことを客観的に説明できる事情がある場合には、必要経費として認められる可能性があります。

税務調査では、「営業中だった」という理由だけではなく、なぜその飲食店を利用する必要があったのか(業務上、必要な事情)を説明できることが重要です。利用目的や業務内容が分かるメモを残しておくと、合理的な説明がしやすくなるでしょう。

飲食店を一時的な業務場所として利用することに合理的な理由があり、その必要性を客観的に説明できる場合には、経費として認められる余地があります。

一方で、「単に静かな場所で作業をしたかった」という理由だけでは、必要経費として認められるとは限りません。

税務上は、その飲食店を利用する必要性や事業との関連性などを総合的に判断します。

支給方法や負担額によって、使用する勘定科目や課税関係が異なります。

会社がお弁当や食事を手配して従業員へ提供する場合（現物支給）、①従業員が食事の価額の50％以上を負担していること、②会社の負担額が月7,500円以下であること、の両方を満たせば福利厚生費として処理でき、従業員側も給与として課税されません。この非課税限度額は令和8年度税制改正により月3,500円から7,500円に引き上げられ、令和8年4月1日以後に支給する食事から適用されています。要件を満たさない場合は、食事の価額から従業員負担額を差し引いた残額が給与として課税されます。

注意したいのは、この非課税扱いが認められるのは、あくまで会社が食事の提供者（弁当業者や飲食店、社食サービスなど）に直接代金を支払う「現物支給」の場合に限られる点です。従業員が自分でコンビニや飲食店で立て替え払いをし、レシートを会社に提出して、会社が半額相当を後から現金で払い戻す方式は、金額の割合や上限を守っていても非課税にはなりません。これは食事の現物支給ではなく金銭の支給とみなされるためです（国税庁の質疑応答事例「使用者が使用人等に対し食事代として金銭を支給した場合」）。非課税での運用を考える場合は、仕出し弁当業者との契約、置き型社食サービス、契約食堂やミールクーポンなど、会社が業者へ直接支払う仕組みを利用する必要があります。

従業員が立て替えた昼食代を会社が現金で補助する場合は、原則として補助額の全額が給与として課税されます（国税庁「No.2594 食事を支給したとき」）。なお、深夜勤務者に夜食の現物支給ができないために現金で夜食代を支給する場合に限り、1食650円以下（税抜）であれば非課税となる特例があります（同改正で1食300円から650円に引き上げ）。

「毎日のお弁当代なので会議費として処理できないか」と思われるかもしれませんが、会議費は実際に会議や打ち合わせが行われている場合に限られます。全従業員へのルーティンの弁当代支給は、実際の会議と紐づいていない限り会議費には該当せず、その名目で処理すると税務調査で否認されるリスクがあります。打ち合わせの場で提供される弁当・軽食であれば会議費として処理できますが、それは「日常的な弁当代支給制度」とは別のものとして区別する必要があります。

このように、従業員への毎日の昼食代（お弁当代）は、現物支給の仕組みになっているか、また負担割合や金額によって取扱いが異なります。支給方法を検討する際は、非課税の要件を満たす仕組みになっているか、あわせて確認することが重要です。

コーヒーやウェーターサーバーは、50％負担ルールの適用はありません。お菓子も、50％負担の適用はありません。食事だけ、生活費として本来は自分のお財布から出すべきものとして、経済的利益として扱われてしまいます。

従業員への差し入れは、従業員全体を対象として公平に提供されるものであれば、福利厚生費として処理するのが一般的です。

一方、特定の従業員だけに継続的または高額な利益を与える場合は、給与として処理することが一般的です。